Kenapa Email yang Dikirim ke Domain Tidak Masuk? Ini Penjelasannya!

Dalam pengelolaan email bisnis, ada kalanya kita menemukan situasi aneh: seseorang mengaku sudah mengirim email, bahkan kita melihat nama kita tercantum di CC, tapi email tersebut tidak pernah masuk ke inbox domain perusahaan. Apa yang sebenarnya terjadi?

Saya baru saja mengalami kasus seperti ini, dan ingin membagikan pengalaman sekaligus solusinya.

Kondisi Awal:

• Saya memiliki dua alamat email: satu menggunakan domain perusahaan, satu lagi menggunakan Gmail.

• Seorang pengirim mengirim email ke Gmail saya, dan mencantumkan alamat domain saya di kolom CC.

• Di Gmail, email tersebut masuk dan terlihat jelas bahwa email domain saya ikut dicantumkan.

• Namun, ketika saya cek inbox domain perusahaan, email tersebut tidak pernah masuk.

Penyebab Utama: Filter Email Server

Setelah melakukan beberapa pengecekan teknis, saya menemukan bahwa penyebabnya ada pada sistem email delivery server domain. Ada banyak faktor yang bisa menyebabkan email dianggap spam dan akhirnya tidak masuk ke inbox, antara lain:

1. Filter Spam yang Sensitif Sistem filter email bisa secara otomatis memblokir email yang dianggap mencurigakan, baik dari sisi konten, lampiran, ataupun reputasi pengirim.

2. Greylisting atau Penundaan Pengiriman Beberapa server email menerapkan metode greylisting, di mana pengiriman pertama kali akan ditolak sementara, menunggu pengulangan pengiriman dari server pengirim. Jika pengulangan gagal, maka email tidak akan pernah sampai.

3. Pengaturan DNS (SPF, DKIM, DMARC) Jika pengirim tidak memiliki konfigurasi DNS email yang valid (SPF, DKIM, DMARC), maka sebagian server email bisnis bisa menolak email demi menjaga keamanan.

4. Kesalahan Penulisan Alamat Email Ada kemungkinan pengirim melakukan typo kecil pada alamat email domain kita. Karena itu penting mengecek header email secara detail.

Solusi yang Saya Lakukan:

• Melakukan pengujian manual dengan mengirim email dari Gmail pribadi ke email domain saya. Hasilnya: email masuk normal.

• Mengecek sistem log pengiriman di server email (jika tersedia). Di sinilah saya melihat adanya email delivery event yang menandakan filter spam melakukan pemblokiran otomatis.

Kesimpulan:

Tidak semua email yang dikirim ke domain kita pasti masuk. Sistem filter email bekerja sangat dinamis untuk melindungi domain dari spam, virus, maupun spoofing. Namun, kadang sistem ini juga bisa terlalu sensitif dan memblokir email yang sah.

Tips Praktis Agar Email Tidak Hilang:

• Tambahkan pengirim penting ke daftar whitelist.

• Pastikan konfigurasi SPF, DKIM, dan DMARC di domain kita valid.

• Selalu cek folder spam secara berkala.

• Jika ada akses ke server, pantau email delivery log secara rutin.

Semoga pengalaman ini bisa membantu Anda yang mengalami kejadian serupa!